Semplifica e automatizza il tuo Processo di gestione dell'IVA

VAT4U è un Motore IVA basato sull'intelligenza artificiale che automatizza la gestione dell'IVA per Viaggi e spese (T&E) and Conti fornitori (AP) fatture. Aiuta le aziende a semplificare i processi di convalida delle fatture e di recupero dell'IVA, sia nazionali che esteri, in più paesi. Riducendo lo sforzo manuale e garantendo che ogni fattura soddisfi i requisiti fiscali locali e internazionali, VAT4U massimizza il recupero dell'IVA ammissibile e migliora l'efficienza operativa.

VAT4U è progettato per supportare le imprese di tutti i settori. Sia che operi nel settore della vendita al dettaglio, dei servizi professionali, della tecnologia, della produzione o della gestione di eventi, qualsiasi azienda che sostiene l'IVA sulle spese nazionali o estere può beneficiare degli strumenti di automazione intelligente di VAT4U. La piattaforma semplifica il processo di recupero riducendo il lavoro manuale, migliorando la precisione e garantendo il rispetto delle normative IVA locali. Indipendentemente dal settore, se la tua azienda elabora fatture che includono l'IVA, VAT4U aiuta a massimizzare gli importi recuperabili con efficienza e sicurezza.

Sì: VAT4U è progettato per supportare aziende di tutte le dimensioni.

Per le PMI, offre una soluzione automatizzata e facile da usare che fa risparmiare tempo e riduce la complessità del recupero dell'IVA.

Per le grandi imprese, offre la scalabilità, il controllo della conformità e le funzionalità multi-paese e multi-entità necessarie per gestire elevati volumi di spese in diverse giurisdizioni.

Che tu sia un'azienda in crescita o un'organizzazione globale, VAT4U si adatta alle tue esigenze, rendendo il recupero dell'IVA più semplice, veloce ed efficiente.

Assolutamente. VAT4U ha aiutato le aziende di tutti i settori a recuperare centinaia di migliaia di euro di IVA, spesso da spese che non sapevano fossero recuperabili.

Un esempio lampante è Airbus, che ha recuperato con successo l'IVA in più giurisdizioni semplificando il proprio processo con VAT4U. Puoi leggere la loro storia completa Qui e scopri come l'automazione e l'intelligence sulla conformità hanno avuto un impatto misurabile.

Per altre storie di successo nel mondo reale, esplora il nostro Risorse e scopri come organizzazioni come la tua hanno trasformato la conformità IVA in un vantaggio strategico.

SÌ. Oltre a fornire un Motore IVA basato sull'intelligenza artificiale, VAT4U offre servizi di recupero IVA in outsourcing su misura per le esigenze della tua organizzazione. Il nostro team di esperti IVA può gestire l'intero processo di rimborso per tuo conto, dalla convalida della fattura e dai controlli di conformità alla preparazione e all'invio della richiesta. Questo è l'ideale per le aziende che desiderano ridurre il carico di lavoro interno mantenendo al contempo il massimo ripristino e la completa tracciabilità degli audit.

La nostra esperienza combina la conoscenza del team interno di esperti fiscalisti di VAT4U con una rete globale di esperti IVA indipendenti che coprono tutti i principali mercati.
Attraverso questa rete, VAT4U fornisce supporto locale specializzato per casi IVA complessi o specifici per paese, garantendo che ogni cliente tragga vantaggio sia da competenze interne approfondite che da know-how sulla conformità locale.
Insieme al nostro motore IVA basato sull'intelligenza artificiale, questa esperienza combinata consente a VAT4U di fornire soluzioni di recupero dell'IVA complete, conformi ed efficienti per le imprese internazionali.

VAT4U è anche membro del consiglio di amministrazione di Associazione internazionale dell'IVA (IVA), la principale organizzazione mondiale per i professionisti dell'IVA.

• VAT4U-Calcolo: Determina l'IVA recuperabile per transazione in base al paese, al tipo di spesa e a oltre 2.000 regole fiscali.
• VAT4U-Conformità: Convalida le fatture e automatizza i controlli di conformità con Smart AI.
• VAT4U-Arricchisci: Completa i dati mancanti delle fatture con l'arricchimento basato sull'intelligenza artificiale e offre audit trail chiari per un migliore controllo dei processi.
• Reclamo VAT4U: Prepara, invia e tiene traccia automaticamente delle richieste IVA in tutte le giurisdizioni e supporta la gestione delle query da parte delle autorità fiscali.

VAT4U Calculate determina l'importo esatto dell'IVA rimborsabile per ciascuna transazione. Basato su oltre 2.000 norme IVA integrate, fornisce calcoli specifici per paese in tempo reale, garantendo precisione e recupero massimizzato in più giurisdizioni.

SÌ. VAT4U applica automaticamente le normative IVA corrette per ciascuna giurisdizione, consentendo il recupero transfrontaliero conforme in tutta l'UE e oltre.

Ogni spesa attiva un calcolo istantaneo dell'IVA in base al paese, alla data, al tipo di spesa, alle reciprocità nazionali e all'attività commerciale. Qualsiasi cambiamento nella categoria o nella giurisdizione aggiorna dinamicamente l'aliquota IVA applicabile e il potenziale di rimborso, eliminando lo sforzo manuale e migliorando la precisione su larga scala.

La piattaforma controlla automaticamente i documenti caricati per verificare la presenza di campi mancanti, problemi di soglia o tipi di fatture non idonee come proforma o duplicati. Contrassegna gli articoli non conformi per impedire invii non validi, garantendo che vengano inoltrati solo i documenti idonei.

VAT4U identifica e segnala eventuali fatture non conformi o incomplete prima dell'invio. Questa convalida proattiva consente ai team di risolvere tempestivamente i problemi e creare dichiarazioni IVA pienamente conformi e pronte per la verifica.

VAT4U Enrich è un modulo basato sull'intelligenza artificiale che trasforma i documenti grezzi in dati di fatturazione strutturati. Analizzando oltre 70 punti dati per documento, garantisce accuratezza, completezza e coerenza: la base per un calcolo e un recupero IVA precisi.

• Assistente per il rilevamento dei pasti – Identifica gli acquisti relativi ad alimenti o pasti all'interno dei documenti di spesa.
• Identificativo della fattura o della ricevuta – Classifica i documenti come fatture o altri tipi di record, aiutando a isolare quelli rilevanti per il recupero dell'IVA.
• Estrazione del nome del dipendente – Estrae i nomi dei dipendenti dai documenti, spesso richiesti come prova dell'occupazione da alcune amministrazioni fiscali (è richiesta l'approvazione dell'amministratore per il rispetto della privacy).
• Rilevamento PDF nativo – – Determina se un documento è un PDF creato digitalmente o un documento/immagine scansionata.
• Identificatore di fattura generato dall'intelligenza artificiale – Contrassegna i documenti potenzialmente creati utilizzando strumenti di intelligenza artificiale e li classifica in base al livello di rischio.
• Identificatore della provincia canadese – Rileva ed evidenzia le province canadesi menzionate nei documenti di spesa.

• Reclami IVA nazionali: VAT4U genera un report pronto per l'archiviazione contenente tutti gli importi IVA a monte recuperabili. Questo report può essere integrato direttamente nella dichiarazione IVA locale, senza bisogno di calcoli manuali.
• Reclami IVA esteri: VAT4U prepara ogni richiesta in base alle regole specifiche del paese di rimborso, allega e comprime tutti i documenti giustificativi richiesti ed esegue l'invio automatico ai rispettivi portali dell'autorità fiscale, ove disponibile.

VAT4U Query Handling gestisce tutte le comunicazioni con le autorità fiscali una volta presentata una richiesta.
Il sistema analizza le query in arrivo, le traduce in inglese e riassume le domande o le azioni richieste. Ti aiuta a preparare le risposte, ad allegare i documenti richiesti e a tradurre le tue risposte nella lingua locale richiesta quando necessario.
Questo modulo semplifica una delle parti più dispendiose in termini di tempo del recupero dell'IVA, garantendo un follow-up accurato, tempestivo e conforme con le autorità fiscali, completamente integrato nel flusso di lavoro VAT4U.

SÌ. VAT4U è progettato per recuperare l'IVA da un'ampia gamma di Viaggi e spese Fatture (T&E), inclusi viaggi d'affari, alloggio, pasti, trasporti e altro ancora. Arricchisce e convalida automaticamente ogni documento, garantendo che l'IVA ammissibile venga identificata e contrassegnata per il recupero.

SÌ. VAT4U è progettato per operazioni internazionali e supporta fatture in più lingue e valute. Ciò lo rende ideale per le aziende che operano a livello globale e che lavorano con diverse reti di fornitori. IL piattaforma rileva ed elabora automaticamente i dati chiave delle fatture indipendentemente dal formato, garantendo una gestione IVA accurata.

VAT4U supporta il recupero dell'IVA in oltre 40 paesi, inclusi tutti gli stati membri dell'UE, il Regno Unito, la Svizzera e diverse giurisdizioni extra UE con accordi reciproci sull'IVA.

SÌ. IL piattaforma viene aggiornato regolarmente per riflettere le modifiche normative sia nei paesi dell'UE che in quelli extra-UE, garantendo la piena conformità ovunque venga richiesta l'IVA.

SÌ. VAT4U supporta pienamente il recupero dell'IVA sia nazionale che estera.

For IVA nazionale, il sistema convalida e arricchisce automaticamente i dati, quindi esporta nuovamente le informazioni verificate nel tuo sistema contabile, pronte per essere incluse nella dichiarazione IVA locale.

For IVA estera, VAT4U automatizza l'intero processo di rimborso, comprese le registrazioni IVA estere quando la tua azienda è registrata IVA all'estero. La piattaforma genera la richiesta nel formato corretto specifico per paese ed esegue invii automatizzati direttamente ai rispettivi portali dell'autorità fiscale, eliminando i caricamenti manuali.

Quando i tuoi fornitori di viaggi emettono fatture elettroniche, VAT4U può importarle, convalidarle ed elaborarle automaticamente tramite il suo Motore IVA basato sull'intelligenza artificiale senza alcuna movimentazione manuale. Ciò garantisce che le fatture elettroniche supportate vengano controllate per verificarne la conformità e l'ammissibilità al recupero dell'IVA allo stesso modo delle fatture tradizionali.

SÌ. IVA4U si integra perfettamente con i tuoi sistemi finanziari esistenti, comprese le principali piattaforme ERP e strumenti di gestione di viaggi e spese come SAP Concur, Cytric di Amadeus, Chrome River, Yokoy, Exact SRXP, KDS NEO, HRS e altri.

Per i sistemi ERP, VAT4U offre un'API REST che consente ai clienti di integrare il motore VAT4U direttamente nella loro infrastruttura finanziaria esistente. Ciò consente una sincronizzazione dei dati fluida e sicura e garantisce che tutte le informazioni rilevanti per l'IVA fluiscano automaticamente tra i sistemi, senza caricamenti o reinserimenti manuali.
Queste integrazioni eliminano gli sforzi amministrativi, migliorano l'accuratezza dei dati e garantiscono la coerenza end-to-end nei flussi di lavoro di recupero dell'IVA. In molti casi le connessioni possono essere attivate dal cliente con pochi clic. Per configurazioni più avanzate, VAT4U fornisce una documentazione tecnica chiara e, quando necessario, supporto pratico per garantire una configurazione fluida e affidabile.

VAT4U supporta un'ampia gamma di formati di dati strutturati, tra cui CSV, XLSX, XML, JSON ed esportazioni personalizzate da sistemi ERP o T&E. Questa flessibilità garantisce che, indipendentemente da come siano strutturati i tuoi dati, possano essere facilmente importati ed elaborati all'interno di VAT4U. Per la maggior parte delle integrazioni, è necessaria una piccola quantità di informazioni da parte del tuo team durante la fase di configurazione. Una volta completata, la connessione viene eseguita in background, automatizzando l'importazione dei dati e ponendo le basi per un recupero dell'IVA accurato e conforme.

Se hai bisogno di assistenza durante la configurazione, il nostro team di supporto è disponibile per guidarti attraverso il processo e garantire che tutto funzioni senza intoppi fin dal primo giorno.

In VAT4U, la sicurezza dei dati e la privacy sono fondamentali. Siamo certificati SOC 2 e pienamente conformi al GDPR, garantendo che i tuoi dati siano gestiti con i più alti standard di protezione e trasparenza. Tutti i dati sono crittografati in transito (TLS 1.2+) e a riposo (AES-256). La nostra piattaforma funziona su server AWS a Francoforte, con un sito di ripristino di emergenza a Parigi, garantendo prestazioni e sicurezza dei dati regionali.

Attraverso il nostro approccio Privacy by Design, conduciamo valutazioni dell'impatto sulla privacy, limitiamo l'accesso ai dati attraverso controlli basati sui ruoli e garantiamo la conformità a ogni livello. Le password sono crittografate e protette con policy rigorose, incluso 2FA. Anche se i documenti possono contenere dati personali necessari per il recupero dell'IVA (ad esempio, i nomi dei viaggiatori), non utilizziamo mai queste informazioni oltre quanto richiesto per la conformità e non le condividiamo mai con terze parti. Sono in atto procedure di gestione degli incidenti per garantire risposte rapide ed efficaci e aggiorniamo continuamente le nostre pratiche per soddisfare gli standard di sicurezza in continua evoluzione.

La maggior parte delle aziende è operativa con VAT4U nel giro di poche settimane. Il processo di onboarding è rapido, fluido e guidato dal nostro esperto team Customer Success. Dalla configurazione del sistema all'integrazione dei dati e alla formazione, garantiamo una transizione fluida con interruzioni minime. VAT4U si connette facilmente ai tuoi strumenti esistenti, che si tratti di ERP, gestione delle spese o sistema AP, quindi non è necessario modificare i processi attuali.

SÌ. Sebbene VAT4U sia progettato per essere intuitivo e facile da usare, offriamo sessioni di onboarding complete e formazione degli utenti per aiutare il tuo team a ottenere il massimo dalla piattaforma. Fin dal primo giorno, beneficerai di una chiara visibilità, di una gestione automatizzata dell'IVA e di una conformità integrata nei tuoi flussi di lavoro. Nonostante l'elevato livello di automazione, il tuo team mantiene il pieno controllo, verificando e approvando le richieste per garantirne l'accuratezza prima dell'invio. È un perfetto equilibrio tra tecnologia intelligente e supervisione umana esperta.

VAT4U offre supporto integrato in-app progettato per velocità e comodità. Il nostro nuovo assistente chat in-app risolve istantaneamente le domande di supporto più comuni direttamente all'interno della piattaforma.

Quando è necessario ulteriore aiuto, la tua richiesta viene automaticamente inoltrata al nostro team di supporto di prima linea, garantendo un'assistenza rapida e personalizzata. Puoi anche accedere al nostro Centro assistenza in qualsiasi momento per articoli dettagliati, tutorial video e guide ai prodotti personalizzati in base al tuo caso d'uso.

Questa combinazione di assistenza Smart AI e supporto umano esperto garantisce che ogni utente di VAT4U riceva un aiuto accurato ed efficiente ogni volta che è necessario.

L'API VAT4U ti consente di connettere i tuoi sistemi interni direttamente con la piattaforma VAT4U.

Attraverso questa integrazione, puoi inviare, elaborare e ricevere automaticamente i dati sulle spese, senza la necessità di caricamenti manuali.

L'API mantiene tutte le informazioni sincronizzate in tempo reale, garantendo l'accuratezza dei dati su tutti i sistemi, migliorando al contempo l'efficienza dei processi e riducendo gli sforzi amministrativi.

VAT4U è un membro del consiglio di amministrazione di Associazione internazionale dell'IVA (IVA), l'organizzazione leader a livello mondiale per i professionisti IVA.

Attraverso questa adesione, VAT4U è collegata a un’ampia rete internazionale di esperti IVA indipendenti, che copre tutti i principali mercati del mondo. Questa rete consente a VAT4U di fornire supporto locale specializzato per casi IVA complessi o specifici per paese, garantendo che ogni cliente tragga vantaggio sia dalla competenza globale che dalla conoscenza della conformità locale.

Insieme a la nostra tecnologia, questa rete di esperti consente a VAT4U di fornire soluzioni di recupero dell'IVA complete, conformi ed efficienti per le imprese che operano a livello transfrontaliero.